Les différents types de gestion déléguée.

La gestion déléguée, comme son nom l’indique, est un type de contrat spécifique qui passe l’ensemble des prestations liées au bâtiment à l’extérieur, y compris la gestion du site. En général, il ne reste en interne qu’une seule personne qui se charge du suivi et du contrôle des prestations du gestionnaire délégué.

 Pour autant il est nécessaire de préciser les différentes approches de la gestion déléguée. On distingue principalement trois types. Cette classification est issue d'une décomposition du métier, selon que le gestionnaire délégué maîtrise une, deux ou trois des prestations suivantes :

·       la gestion

·       l'exploitation

·       l'entretien courant

·       l'entretien "propriétaire"

Type 1 :

 Le gestionnaire délégué est à dominante "gestion", en général il passe un contrat spécifique avec une société spécialisée pour l'exploitation et la maintenance, parfois l'entretien propriétaire y est inclus.

Type 2 :

 Le gestionnaire est à dominante "gestion", mais il intègre l'exploitation dans ses prestations. L'entretien préventif et l'entretien propriétaire sont soumis à des contrats spécifiques.

Type 3 :

 Le gestionnaire est à dominante "technique" et propose une prestation globale. C'est le principe même du contrat multi-services.

Types 1 et 2 : La gestion déléguée à dominante "gestion"

Il a semblé opportun de grouper les types 1 et 2 car ils présentent globalement la même approche axée sur la gestion. La représentation sous forme d'organigramme est d'ailleurs semblable dans les deux cas. On a effectivement une société de gestion qui prend à sa charge la gestion des différents contrats de sous-traitance. Le donneur d'ordre n'a donc plus qu'un seul et unique contact.

La différence entre le type 1 et le type 2  repose essentiellement sur l'étendue des prestations fournies par la société de gestion.

L'atout du type 2  par rapport au type 1 réside essentiellement dans la souplesse d'exploitation que procure cette formule. Pour un bâtiment où l'exploitation doit être à la carte, c'est à dire autre que standardisée, cela évite de transmettre les indications (ou les plaintes) au gérant qui doit lui-même les répercuter à l'exploitant. En revanche, le partage des responsabilités entre la société de gestion qui exploite et la société prestataire qui fait la maintenance est parfois difficile à faire, tant les deux activités sont liées.

En dehors de cette nuance, les avantages et inconvénients d'un tel système de gestion sont les mêmes, car la culture de la société de gestion est identique dans les deux cas.

Avantages :

·       Un seul interlocuteur, un seul contrat à gérer

·       Pouvoir du gérant sur les prestataires (relation client-fournisseur)

·       Transparence sur le budget, les économies réalisables et sur les résultats

·       Contrôle facilité sur l'exécution et la qualité

·       Résiliation des contrats prestataires par technique

·       Reprise de la gestion aisée (les prestataires sont en place)

Inconvénients :

·       Coût global assez élevé (risque de faire double emploi avec des prestataires)

·       Dominante gestion au détriment parfois de la technique (pérennité)

·       Obligations de résultats en cascade

·       Nombre plus important de limites d'entreprise à prendre en compte

·       Méthodes spécifiques à définir correctement

Type 3 : La gestion déléguée multi-service

 Une société de gestion déléguée multi-service est à dominante technique, elle prend en charge la totalité des prestations, en plus de la gestion. La société assure alors la coordination technique de l'ensemble de ses interventions et peut éventuellement sous-traiter certaines prestations spécifiques, mais à son propre compte.

 Le propriétaire est face à un seul interlocuteur, la structure est proche de la "boîte noire". On sait quel contrat on a passé avec un résultat global, mais on ne sait pas forcément comment cela est fait, ce qui demande de mettre en place un contrôle plus soutenu.

En général, les activités sous-traitées doivent être précisées et ne concernent que des points très spécifiques de la prestation globale.

Les avantages et inconvénients de ce système sont différents du concept précédent, dû principalement à la globalité de la prestation.

Avantages :

 ·       Un seul interlocuteur, un seul contrat

·       Economie d'encadrement possible car intégré

·       Obligation de résultat global

·       Méthodes intégrées ayant fait leurs preuves et standardisées

·       Assurance qualité définie par la société

 Inconvénients :

 ·       Transparence faible (livre fermé), monopole

·       Contrôle plus soutenu pour éviter les risques de camouflage des vrais problèmes

·       Management interne à la société de gestion peut laisser passer quelques carences face à des exécutants qui sont aussi collègues

·       Délégation totale des responsabilités et donc des pouvoirs de décision

·       Reprise de la gestion difficile

·       Résiliation possible pour l'ensemble uniquement

 Critères de choix d’un système de gestion

·       Il est important d'insister sur la réflexion préalable à la mise en place d'un système de gestion, quel qu'il soit. Une analyse fine et objective de ses atouts internes, de ses compétences, de son historique social, aussi bien que des défauts de structure et des manquements généraux, est indispensable.

Pour ce faire, il faut lister d'une manière quasi-exhaustive les techniques, les métiers, les fonctions, les méthodes, etc..., qui interviennent dans la gestion d'un site et faire un bilan pour chaque. Des outils d'aide à la décision peuvent être mis en place pour faire cet "instantané" de l'entreprise.

 La détermination précise des attentes et des objectifs, issus de la stratégie générale en terme de gestion immobilière, permet en parallèle à la démarche précédente de déterminer quel système est le plus approprié, tout en gardant à l'esprit que tous ont des avantages et des inconvénients.

 D'une manière générale, la connaissance des inconvénients de chaque système permet de limiter les contre-performances en appliquant des "parades" quand cela est possible, soit par des clauses particulières dans les contrats, soit par une organisation interne adéquate.

 ·       D'un point de vue économique, il est relativement difficile de donner une préférence à un système ou à un autre. En effet, dans les types 1 et 2, la société de gestion ne passe pas les contrats en son nom propre et n'a pas à partager un budget commun avec les prestataires d'exécution. On peut s'attendre à ce que les contrats soient moins négociés. En revanche, la société de gestion ne doit théoriquement que percevoir des honoraires, donc à un moindre coût.

Pour le type 3, les contrats sont négociés sur le même budget global pour la société de gestion et les prestataires d'exécution. On peut s'attendre à ce que la négociation soit plus serrée. Il y a en outre une économie possible d'encadrement non redondant. En revanche, la société de gestion va prendre sa marge sur les différents contrats, supérieure à de simples honoraires.

 La clef du problème réside dans la négociation commerciale des contrats. Les écarts de prix pour des mêmes prestations peuvent être très importants.

·       En complément des critères présentés dans les paragraphes précédents, il est indispensable d'émettre une réserve concernant l'évolution de la gestion déléguée. Les organisations en général font preuve d'un certain balancement entre l'interne et l'externe. Il est donc certain que la tendance à l'externalisation aura une limite, tant sur l'étendue des prestations que sur la responsabilité déléguée.

Il faut donc, ceci quel que soit le type d'externalisation choisi, prendre en compte le phénomène de réversibilité et l'intégrer au maximum dans sa réflexion et dans le choix d'une organisation.