LES FONCTIONS SUPPORT DU FM
LES METIERS TECHNIQUES
La sécurité et le contrôle d'accès
Il s'agit de tous les métiers liés à la sécurité incendie (organisation, formation, entretien) et de ceux qui intéressent le contrôle d'accès des personnes et des biens et la gestion de leurs mouvements intemes.
La sureté et le gardiennaqe
Il s'agit des métiers qui touchent à la protection de l'entreprise contre la malveillance: le gardiennage actif, I'organisation de l'impemmeabilité sélective des sites, la lutte contre l'espionnage industriel et le vol sous toutes ses formes.
LES METIERS LOGISTIQUES
Le nettoyage et la propreté
La gestion de l'environnement
Le responsable des Services Immobiliers est confronté de plus en plus souvent aux exigences administratives dans ce domaine. Il doit gérer à la fois le problème de la collecte et de l'évacuation des déchets des activités tertiaires de l'entreprise, et de plus en plus souvent pallier au décalage existant entre la réglementation dynamique et les installations de traitement des rejets de production. Il est important qu'il suive de très près l'évolution de la législation dans ces domaines.
La gestion du courrier
Activité accessoire de l'entreprise dans tous les cas, elle revêt avec les nouvelles contraintes de communication et les exigences de la gestion une importance de plus en plus grande. Les activités de tri et d'expédition se mécanisant et s'automatisant, les activités de lecture de courrier et de distribution interne restent encore très manuelles.
La rapidité nécessaire de la transmission de l'information, le tri des documents caractère urgent comme les règlements, par exemple, justifient de la part du responsable des Services Immobiliers, la mise en place de procédures pointues d'organisation et un réel effort de motivation du personnel dans un service longtemps déconsidéré.
La Gestion du mobilier de l'entreprise
Chaque poste de travail dans l'entreprise génère du mobilier (y compris le mobilier social et médical). Les Services Immobiliers ont la charge de les acheter, de les entretenir et de les gérer. Cette charge qui s'étend à l'ensemble des équipements de l'entreprise donne une dimension comptable et financière aux Services Immobiliers par l'obligation qu'ils ont de gérer les temps d'amortissement de ces biens. Elle exige également une bonne connaissance de l'ergonomie.
On ajoutera à cette liste toute la gestion des salles audiovisuelles, salles de conférences, salles de réunions dont l'équipement est de plus en plus sophistiqué et justifie des techniciens très fommés.
La gestion des archives et la qestion documentaire
Tous les documents qui naissent ou qui arrivent dans l'entreprise font l'objet d'un traitement: lecture, analyse, réponses, conservation. Les infommations qu'ils contiennent sont mises à la disposition sélective des destinataires suivant des procédures d'archivage.
L'archivage vivant où les documents sont appelés à être souvent manipulés pendant une période de temps déterminé (les documents des affaires en cours, les biblicthèques, les centres de documentation et d'informations).
L'archivage mort concerne des informations à faible occurrence de manipulation et les documents dont la législation ou la réglementation exigent la conservation pendant une période donnee de temps (prescriptions).
Les responsables des Services Immobiliers ont toujours en charge l'archivage des infommations mortes, mais ils sont de plus en plus souvent requis pour organiser les translations d'un archivage à l'autre et quelquefois pour élaborer les procédures d'accès et de restitution.
Les fournitures de bureau
Casse‑tête traditionnel des contrôleurs de gestion, les foumitures de bureau sont achetées, stockées et mises à la disposition des services qui les réclament par les Services Immobiliers. La tâche du responsable est d'organiser les conditions d'accès à la livraison de ce matériel et d'en vérifier la consommation générale par des ratios simples avec des fourchettes larges.
La reproqraphie et les impressions
La gestion des achats, des locations, des contrats de maintenance et des approvisionnements de consommables leur incombent.
Un développement particulier doit être consacré à l'imprimerie qui, lorsqu'elle est intégrée à l'entreprise, est le plus souvent confiée au responsable des Services Immobiliers. Dans cette fonction, il n'a pas à se preoccuper des besoins de l'entreprise qui sont définis par les "services clients'', mais il a à assurer, dans les meilleures conditions possibles, la réalisation des imprimés demandés.
La gestion des achats
Il s'agit des achats liés aux activités des Services Immobiliers (contrats de prestations, contrats de fourritures, location ou achat de matériel, etc...). On considérera que le service achats "principal", le plus souvent rapporté à la production, n'est pas inclus dans cette analyse.
Au service achats sont liées toutes les activités connexes de réception des marchandises (modalités, procédures), de gestion des stocks (optimisation des coûts d'approvisionnement et d'immobilisation) et la gestion de la distribution à partir des méthodes préalablement élaborées. A cette gestion des achats est également associée la négociation des contrats d'assurances liée à l'activité des Services Immobiliers.
La gestion des télécommunications
il s'agit aussi bien de la gestion technique de l'autocommutateur que la gestion mobilière des terminaux, du pré‑câblage et de l'organisation du standard. Sur ces thèmes, le responsable des Services Immobiliers a en charge les achats, la maintenance, les travaux d'entretien et la fommation du personnel. On n'oubliera pas dans cette liste l'ensemble des télécommunications (fax, télex, transpac, etc.) en particulier pour les entreprises qui ont des activités 24H/24 (par exemple: les salles des marchés des grandes banques).
La mise à iour des annuaires
C'est une activité très proche de la précédente qui consiste à inventorier, répertorier et à diffuser l'inventaire des personnes de l'entreprise et des locaux qu'elle utilise avec le plus souvent une identification géographique, une identification téléphonique et une identification fonctionnelle. La mise à jour de ces annuaires exige la mise en place de procédures automatiques d'informations pour faciliter le travail du responsable des Services Immobiliers.
La messagerie interne et l'informatique correspondante
Les progrès de l'informatique et sa vulgarisation ont conduit les entreprises à organiser une communication électronique plus rapide et moins chère. Les responsables des Services Immobiliers en liaison avec les réscaux infommatiques sont en charge de l'installation et du fonctionnement d'un tel service.
LES METIERS A VOCATION SOCIALE ET LES PRESTATIONS INDIVIDUALISEES
La restauration
Les Services Immobiliers ont en charge tout ou partie de la restauration dans l'entreprise. Cette restauration est constituée de deux fonctions élémentaires:
La restauration collective destinée à l'ensemble du personnel mais qui est quelquefois gérée par les syndicats ou par la DRH quand les Services Immobiliers ne s'en occupe pas,
La restauration dite "de direction" qui concerne essentiellement les opérations de missions réceptions, de la Direction Générale à l'occasion de repas d'affaires ou de cocktails.
Les déménanements internes
A l'occasion des modifications de stnuctures dans l'entreprise, I'adresse géographique des membres du personnel est amenée à changer. Les opérations de déménagement du personnel, à l'intérieur de l'entreprise, sont prises en charge par les Services Immobiliers qui ont quelquefois également mission supplémentaire de gérer les transferts familiaux d'un site à un autre en cas de mutation interregionale ou interr 3tionale du personnel.
Le parc automobile
Les Services Immobiliers sont le plus souvent chargés de la gestion des vehicules de Direction (achats, entretien, assurances, renouvellement, etc...). Ils assurent aussi le suivi des véhicules de location inteme ou exteme à l'entreprise et se chargent quelquefois, dans le cadre de leurs activités de transport des véhicules utilitaires, quand ils existent.
A cette responsabilité est associée la gestion des garages d'entretien quand ils sont intégrés à l'entreprise et la gestion des stationnements dans les parkings internes.
L'assistance aux institutions sociales de l'entreprise
La gestion des locaux syndicaux (quand les organisations syndicales le souhaitent), la gestion et l'organisation des élections, I'implantation et la mise à jour des panneaux syndicaux sont également des activités qui sont prises en charge par les Services Immobiliers.
La gestion des voyages
Les déplacements professionnels effectués par le personnel sont gérés sinon supervisés par les Services Immobiliers qui s'occupent d'obtenir les titres de transport, les locations de véhicules, les réservations hôtelières, etc. Certains Services Immobiliers gèrent des agences de voyage pour le compte de l'entreprise avec le statut et les avantages correspondants; d'autres, au contraire, sous‑traitent à une ou plusieurs agences de voyage extérieures après appel d'offres. Pour le compte des institutions sociales, les Services Immobiliers peuvent être amenés à négocier également les opérations collectives de voyage d'agrément hors du cadre strictement professionnel.
LES METIERS COMMERCIAUX
Les Services Immobiliers ont une responsabilité commerciale importante dans l'entreprise. Ils gèrent les services (téléphone, accueil) qui sont souvent les premiers contacts du monde extérieur avec l'entreprise.
Le standard
Dans ce service qui renseigne et oriente les interlocuteurs de l'entreprise, les Services Immobiliers gèrent l'aspect technique (achats, entretien, mise à niveau de l'autocommutateur), ils gèrent également le recrutement, la formation des opérationnels et l'organisation du fonctionnement de cette activité avec des procédures précises.
L'accueil
Ce service à vocation également commerciale et de communication, est assuré par les hôtesses et les huissiers. Les procèdures de fonctionnement du service, le recrutement et la formation du personnel, I'organisation et les méthodes de travail sont, la plupart du temps, pris en charge par les Services Immobiliers de l'entreprise.
La qestion des parkings visiteurs
Le plus souvent rattachée aux hôtesses d'accueil, cette prestation est organisée et réglementée par les Services Immobiliers. Pour les entreprises implantées en zone rurale ou éloignées des centres‑villes, cette prestation est réalisee plus simplement à l'aide d'une signalétique d'accès efficace et sans intervention humaine.
La communication des Services Immobiliers
Elle a deux objectifs:
La communication inteme à destination des usagers captifs des Services Immobiliers: les autres services de l'entreprise. Elle doit être travaillée par des spécialistes pour soutenir l'image de la fonction logistique générale et valoriser les perfommances de ceux qui l'assurent par rapport à leurs homologues des sociétés extérieures et par rapport aux concurrents,
La communication exteme qui donne aux Services Immobiliers un rôle de participant à la constouction générale de l'image de marque de l'entreprise. Représentant l'entreprise dans tous leurs rapports avec l'extérieur, les Services Immobiliers doivent véhiculer une image de performance, de compétence, d'efficacité et de capacité d'adaptation aux mutations technologiques en cours.
Il est possible que cet inventaire ne soit pas exhaustif et que certaines autres missions d'appuis ou de soutien aux activités principales de l'entreprise aient été oubliées dans cette présentation.
Il est possible aussi que certains Services Immobiliers structures différemment n'aient pas en charge la totalité des missions qui sont décrites. Chacun y trouvera son lot de descriptions et d'organisation. Pourtant, on notera que la tendance de management est de constituer les fonctions de Services Immobiliers en force autonome et cohérente créant ainsi un savoir‑faire homogène des missions d'appuis et de soutien logistique de l'entreprise.