Mesure de la performance des coûts immobiliers
« What you cannot measure you cannot manage: Peter F. Drucker »
L'accès à l'information : une ressource clé
Comme l'enseignent toutes les écoles de management à travers le monde, l'information est la ressource clé de l'entreprise, non seulement pour assurer le suivi de l'activité et son enregistrement, mais surtout pour effectuer trois tâches fondamentales à son bon fonctionnement :
Rendre plus efficace et plus rapide le processus de prise de décision
Juger et mesurer la performance et démontrer la valeur ajoutée
Communiquer cette performance à toutes les parties en présence dans l'entreprise
Une série d'entretiens a permis de cerner les nouveaux besoins et les pratiques courantes en matière de mesure de performance des Directions Immobilières et des Services Généraux, mais aussi de mettre en lumière comment l'organisation de l'équipe Real Estate conditionne l'accès des informations liés aux Coûts d'Utilisation, où les systèmes d'informations apparaissent comme la clé principale.
Les différences d'accès à l'information que nous avons observées entre les participants en France, relèvent des mêmes problématiques que celles que nous avons identifiées au Royaume-Uni. La principale raison pour laquelle les directions immobilières connaissent des difficultés de marge de manuvre peut résider dans un certain manque d'informations précises mises à leur disposition, pour orienter les démarches nécessaires au bon fonctionnement de l'ensemble de l'activité.
En effet une étude réalisée au Royaume-Uni a montré que :
seulement 50% des Utilisateurs produisent des mesures de leur performance
30% estiment avoir suffisamment d'informations pour prendre les décisions importantes
la moitié ont accès à toutes les informations nécessaires à une bonne analyse
la majorité des Utilisateurs rencontrent des problèmes avec leur système d'information
l'accessibilité à l'information est extrêmement variable
40% estime que l'investissement dans l'information n'est pas suffisamment développé.
Ainsi la quasi-totalité des Managers sur-estiment l'information dont ils disposent tant en termes de quantité et de disponibilité que de précision et de cohérence (voir plus bas). Pourquoi ? Parce qu'ils ne l'utilisent pas suffisamment. Les données doivent être source d'information, de connaissance et permettre une décision raisonnée. Pour en arriver là, les managers devront prouver leur capacité à : comprendre ce qu'ils souhaitent montrer, persuader les autres que l'information n'est actuellement pas correctement assemblée et traitée, repenser les systèmes d'informations et communiquer les résultats au reste de l'entreprise en expliquant les implications de ce qui est en train d'être produit.
Quelques problèmes relevés liés aux systèmes d'informations
Ces systèmes sont trop souvent perçus comme des versions électroniques d'archivage. Cela rend difficile leur usage pour de l'analyse ou du suivi de performance.
Les managers pensent plus en termes de systèmes utilisés qu'en termes d'information qui contenue dans ces systèmes.
Ces systèmes doivent être capable de produire des rapports de performance ; beaucoup en sont incapables.
Beaucoup d'Utilisateurs n'ont d'autres perspectives à court terme que d'utiliser un grand nombre de systèmes différents. Dans un tel contexte, un référentiel commun est indispensable à la production de rapports efficaces.
Quelquefois, trop d'informations sont encore collectées.