Gestion Electronique de Documents

  L'information est aujourd'hui une ressource capitale pour l'entreprise.  Toute entreprise, quelque soit son activité, est amenée à recevoir, à émettre, et de façon générale, à traiter, un volume important de documents papier. Ces documents, doivent être conservés sans même que l'on sache s'il sera un jour nécessaire d'y accéder.  Il est relativement facile de conserver "sous le coude", quelques dossiers auxquels on accédera quasi instantanément, mais il n'en va pas de même des volumes très importants lorsqu'il est question de milliers de documents, dossiers, livres, notes...

  Heureusement, avec l'explosion des mémoires de masse informatiques, on peut désormais manipuler,  stocker et retrouver de gigantesques quantités de documents, et cela dans un laps de temps, très court.

  Cet archivage électronique ou gestion électronique de documents (G.E.D.) est un marché dont la progression s'explique d'une part par un besoin économique fondamental mais aussi par l'apparition de nouvelles technologies.

  On constate aujourd'hui que les cadres supérieurs passent trente à soixante-dix pour-cent de leurs temps de travail à consulter des documents et une heure par jour, en moyenne, à classer et à chercher des documents ou à les déplacer : signe de notre temps caractérisé par l'inflation du nombre d'informations, lié aux problèmes d'archivage volumineux et obsolètes. 

  Il faut savoir que 95 % de toutes les informations concernant l'entreprise se trouvent sur papier et l'utilisation constante de papier comme moyen de classement présente multiples inconvénients. Par conséquent, l'introduction de la GED a un impact considérable sur la productivité administrative, et on estime que les économies réalisées peuvent aller jusqu'à 1 % du chiffre d'affaires : le document représente donc un formidable enjeu économique !

  L'intégration d'un système d'archivage à une solution de gestion électronique des documents au niveau de toute l'entreprise rejoint l'idée forte du "bureau sans papier".  Ces projets dépassent souvent le cadre des services informatiques pour dépendre plus directement de la direction générale, en raison de la taille des investissements, mais aussi des retentissements sur les circuits d'information de l'entreprise ou de l'organisation.

Car la GED apporte:

- une hausse de productivité de 20 à 40 %;

- une réduction jusqu'à 60 % du temps investi dans le suivi des documents et des dossiers;

- une économie colossale de l'espace d'archivage;

- l'amélioration de la gestion et du contrôle des produits et des services;

- un accès facile aux documents;

- le nombre de copies réduit;

- un support commun lors de l'introduction de nouveau produits et services (ou mise à jour).