Le " Facility Management", concept récent issu des pays anglo-saxons, gagne aujourd'hui l'Europe et s'impose dans la démarche stratégique des directions immobilières générales
Il désigne le management global, cohérent et raisonné de tout ce qui constitue l'environnement de l'entreprise et de ses acteurs.
Le Facility Management concerne ces différents secteurs :
Une approche dynamique : Les entreprises cherchent à concentrer leurs moyens et leurs efforts sur leurs propres métiers, et ces fonctions supports, hier considérées comme des centres de coûts, ont évolué vers une approche dynamique services rendus/coûts des prestations, que celles-ci soient réalisées en interne ou externalisées.
Concurrence accrue, mutations technologiques, évolution permanente des produits et des services imposent aux acteurs économiques une professionnalisation croissante de ces activités.
Véritable maîtrise d'ouvrage déléguée, le "Facility Management" inclut et permet de coordonner : la gestion du bâtiment, de ses équipements, des réseaux, de l'exploitation, de la maintenance, de l'aménagement et du déménagement, des services liés aux occupants (communication, formation, logistique, signalétique, accueil, reprographie, ...). Dépassant le cadre des services généraux, le "Facility Management" peut s'étendre à l'ensemble des fonctions supports (traitement des paies, systèmes d'informations, ...).
la gestion des services et de la maintenance,
Les propriétaires dimmeubles bâtis au titre dun permis de construire antérieur au 1 er juillet 1997 sont tenus de constituer un dossier technique amiante (DTA) avant le 31 décembre 2005
(Code de la santé publique, art. R. 1334-25 ). Seuls les bâtiment à usage dhabitation ne comportant quune seule unité dhabitation et les parties privatives des immeubles collectifs à usage dhabitation ne sont pas concernés. Les propriétaires doivent rechercher, dans les lieux accessibles, la présence damiante dans les flocages, calorifugeages, faux-plafonds et tous autres matériaux susceptibles de contenir de lamiante. Le DTA comporte des informations sur la localisation et létat de conservation de lamiante, recense les travaux de retrait et de confinement effectués et indique les consignes de sécurité à suivre en cas dintervention sur limmeuble. Il est tenu à la disposition des occupants de limmeuble et doit être communiqué à toute personne effectuant des travaux dans limmeuble. Rappelons que ce DTA devait être établi depuis le 31 décembre 2003 pour les IGH et les ERP (1 ère à 4 ème catégories). Le non-respect de cette obligation constitue une contravention de la 3 ème à la 5 ème catégorie (450 à 1500 ). La responsabilité pénale des personnes morales peut être engagée.
Source Groupe Immobilier du Cabinet d'avocats Baker & McKenzie SCP
Cette rubrique rassemble pour vous les principaux documents de référence à connaître dans le dommaine de la gestion des patrimoines immobiliers
Le coordonnateur sécurité et protection de la santé (SPS) : la loi n°93-1418 du 31 décembre 1993 et le décret d'application n°94-1159 du 26 décembre 1994 définissent l'organisation de la sécurité sur les chantiers de bâtiment et de génie civil. Ils stipulent en particulier l'intégration de la sécurité dès la phase de conception, y compris pour les interventions ultérieures sur l'ouvrage
Bâtiment et santé - Les principaux risques sanitaires (Ministère de l'Equipement, des Transports et du Logement) : la santé et la sécurité des occupants et utilisateurs des bâtiments comme des professionnels de la construction constitue une attente croissante de la société et une préoccupation majeure des pouvoirs publics. Un programme d'action global et pluriannuel sur l'ensemble de la problématique "Bâtiment et Santé" est d'ailleurs mis en uvre. Cette plaquette présente l'état des connaissances concernant les principales sources de pollution répertoriées à ce jour dans les bâtiments. Elle s'adresse à toute personne soucieuse de garantir la qualité sanitaire à l'intérieur des bâtiments : propriétaires, professionnels de la construction, administrations
Ascenseurs :
- Décret n° 2004-964 du 9 septembre 2004 relatif à la sécurité des ascenseurs et modifiant le code de la construction et de lhabitation, imposant notamment : 18 points de conformité à vérifier (un échéancier de mise en conformité est prévu selon les différents points entre 2008 et 2018), des vérifications de contrôles techniques à réaliser tous les 5 ans sur chaque ascenseur
- Présentation de la nouvelle réglementation (document Afim Bourgogne)
Vade-mecum du Sgen-CFDT : principales dispositions législatives et réglementaires de l'Éducation nationale, documents du en matière d'hygiène, sécurité et responsabilité dans les établissements scolaires
Agence Qualité Construction : agence pour la prévention des désordres et l'amélioration de la qualité de la construction
Obligations réglementaires de sécurité contre l'incendie en IGH - ERP et petits établissements
Prendre en compte l'exploitation-maintenance dans la conduite d'opération d'investissement de bâtiment : document du Centre d'études, sur les réseaux, les transports, l'urbanisme et les constructions publiques (Ministère de l'Equipement, des transports et du logement)
Bâtiment et santé - Les principaux risques sanitaires
(Ministère de l'Equipement, des Transports et du Logement) : la santé et la sécurité des occupants et utilisateurs des bâtiments comme des professionnels de la construction constitue une attente croissante de la société et une préoccupation majeure des pouvoirs publics. Un programme d'action global et pluriannuel sur l'ensemble de la problématique "Bâtiment et Santé" est d'ailleurs mis en uvre. Cette plaquette présente l'état des connaissances concernant les principales sources de pollution répertoriées à ce jour dans les bâtiments. Elle s'adresse à toute personne soucieuse de garantir la qualité sanitaire à l'intérieur des bâtiments : propriétaires, professionnels de la construction, administrations
http://www.logement.equipement.gouv.fr/publi/sante/doc_pdf/risques_sani.pdf
Ce document est un outil déchange : il peut être proposé par le prestataire ou par son client, lobjectif de ce questionnaire étant de naviguer entre les mains de chacun dentre eux. Il se compose de trois parties :
Lidentification du prestataire (Volet 1)
Ce premier volet permet au donneur dordres davoir des informations générales sur le prestataire.
Lévaluation de la prestation ou du prestataire par le donneur dordres ( Volet 2 et Volet 3)
Ces deux volets permettent au donneur dordres de sexprimer sur sa satisfaction concernant les différentes thématiques proposées. Libre à vous dadapter ces thématiques en fonction de vos attentes.
Réponses et propositions du prestataire (Volet 4)
Ce dernier volet permet au prestataire non seulement de proposer des solutions pour répondre aux axes de progrès souhaités par son client, mais aussi démettre des suggestions en tant quexpert.
En aucun cas ce document ne se veut exhaustif. Chaque partie contient des cases vierges pour que chacun puisse personnaliser le document en fonction de ses besoins. De plus, il est possible de le compléter en y intégrant une ou plusieurs annexes propres aux spécificités de chacun. Toutefois, il est préféreble de ne pas modifier la trame et de garder la forme du document ain qu'il reste facilement identifiable.
Cet outil vous aidera à formaliser la fin d'un chantier, et vous permettra également d'envisager des solutions innovantes avec vos partenaires.
En 1999, à linitiative du Conseil régional et de la Drire, une enquête a été réalisée afin de mesurer ladéquation entre loffre et la demande de maintenance en Aquitaine. Celle-ci a permis de dresser un bilan régional et de dégager les écarts à combler dans un projet global appelé Oma "Objectif maintenance Aquitaine".
Lune des problématiques identifiée par Oma concernait : une meilleure appropriation des contraintes du client, un retour dinformations dexpertise plus important ; une force de proposition plus affirmée.
Par ailleurs, la version 2000 de la norme ISO 9001 demande que l'on mesure la satisfaction de ses clients : "L'organisme doit surveiller les informations relatives à la perception du client sur le niveau de satisfaction de ses exigences [...] . Les méthodes permettant d'obtenir et d'utiliser ces informations doivent être déterminées.".
Pour ces raisons, le groupe de travail d'Oma a préconisé un questionnaire destiné à répondre aux attentes de chacun. Ce document, élaboré par une équipe d'AQM (donneurs d'ordres et prestataires), s'inscrit dans une démarche de progrès et d'amélioration continue des relations entre les clients et les fournisseurs.
S'agissant des locaux de l'entreprise, loués ou achetés, la première exigence à l'égard de cet immobilier est qu'il soit opérationnel et en mesure de servir les besoins liés au fonctionnement de l'entreprise, généralement pour une durée limitée, au coût de fonctionnement le plus mesuré possible, sur une durée de vie donnée
En période de conjoncture incertaine, cest d'abord l'effectif du personnel que l'on optimise. Cependant partant du constat que le poste immobilier, somme des coûts liés à lexploitation / occupation dun patrimoine, constitue le second poste de dépense après la masse salariale, il nous semble intéressant de nous interroger sur quelques points.
Typologie du bâtiment infrastructure et système
Létude de son bâtiment dans un marché permet de savoir si son outil de travail est efficace / efficient et de prendre le recul nécessaire en vue daméliorer sa stratégie doccupation :
- Quel type de surfaces louons-nous ?
- Quelles sont la flexibilité et lefficacité de nos surfaces ?
Ces indicateurs sapprécient principalement au travers de la possibilité totale, partielle ou limitée dun choix entre le "tout cloisonné" ou tout en "open space". Dans les surfaces efficaces, en intégrant les voies de circulation bureaux dans la surface nette, cette dernière représente aux alentours de 85% des surfaces brutes.
- Avons-nous pris en compte les besoins futurs ? Dans une implantation, il convient de bien définir ses besoins actuels, mais également de prendre en compte les besoins futurs. En effet, outre les coûts notamment au niveau du cloisonnement et du câblage informatique, les déménagements successifs impactent fortement au niveau social.
- De quelles prestations dispose notre immeuble ? Un immeuble contemporain standard a notamment pour spécificités les points suivants:
contrôle thermique (ventilation / humidification / chaud / froid), modulation 1,20 / 1,25 / 1,50 m, régulation de plateaux / zones, sécurité d'accès : vidéo-parlophone / contrôle d'accès, système de détection incendie, faux plancher / dalles de tapis plain, groupe électrogène pour la sécurité, téléphone / fibre optique, système gestion technique centralisée, sprinkler (le cas échéant), ascenseurs / monte charge.
Mais disposez-vous déléments tels que chemins de câbles en bon nombre et taille, éclairage très basse luminance, bonne accessibilité pour entretien et réparation, régulation bureau par bureau, gaines et locaux techniques divisibles / privatisables, courant secouru pour les parties privatives, froid / eau glacée pour l'IT. Room, répartition des consommations selon comptage réel, etc. ?
- Où en sommes-nous dans le dossier « conformité et permis dexploitation » ? Il convient de ne pas sous-estimer les rôles et devoirs du chef d'établissement tant en terme de donneurs d'ordre que sous les aspects de sécurité des biens et personnes.
Services offerts par le bâtiment
Les services offerts par une solution immobilière se définissent en trois grandes parties :
les services de limmeuble (maintenance et exploitation), les services à la personne (restauration / crèche, etc.) et les services nécessaires à lactivité (accueil / courrier / déplacement, etc.). Sur ce point, la question à se poser pourrait se résumer ainsi :
« Avez-vous une bonne gestion et maîtrise des services supports à votre activité ? ». Par bonne gestion on entend également adéquation entre qualité de services attendus et coût de ces services. Soyez rassurés, il nexiste pas de réponse unique, mais en étudiant vos charges d'exploitation et fonctionnement des espaces communs, laspect organisationnel de la mise en oeuvre de vos services, vos exigences en terme de juste qualité, je suis en mesure dy parvenir.
Votre environnement et localisation
L'impact de la présence de commodités dans un proche environnement est difficilement appréciable mais ces dernières participent au bien-être des salariés et donc à leur fidélisation. On constate que le « Real Estate Manager » n'est que très peu présent dans le comité de direction (moins de 10 % des entreprises). Or bien souvent, le dossier « Real Estate » est à l'agenda de ces comités (60 % des cas) témoignant ainsi de son importance. Sans doute qu'à la lecture des points ci-dessus, vous aurez des interrogations ou réflexions !
C'est avec un grand plaisir que je me tiens à votre écoute tant sur les aspects locatifs que sur vos soucis d'optimisation, de maîtrise des coûts, ou problématiques d'exploitation ou de gestion de bâtiments.
Coût doccupation moyen par personne 16.500 /p.a:
Quelques liens d'outils en sharewares:
Gèrer un parc de location de vehicules : http://www.logitheque.fr/tel.asp?I=8975
Un gestionnaire de location: http://www.logitheque.fr/tel.asp?I=11375
Gestion des locations immobilières pour Propriétaires et SCI: http://www.logitheque.fr/tel.asp?I=18238
Gestion de patrimoine immobilier destiné à la location: http://www.logitheque.fr/tel.asp?I=14155
Plannig de réservation Universel programmable: http://www.logitheque.fr/tel.asp?I=15888
Gestion et location immobilière, GERANCE, SCI: http://www.logitheque.fr/tel.asp?I=11988
Système de réservation en ligne: http://www.logitheque.fr/tel.asp?I=8609
Logiciel de gestion C.H.R (France métropolitaine, Belgique, Suisse): http://www.logitheque.fr/tel.asp?I=14866
Gestion HelpDesk, des prêts, retour, location et ventes mat.: http://www.logitheque.fr/tel.asp?I=9688
Il existe de multiples définition de la GESTION IMMOBILIERE chaque composante de la profession donne sa version, il est pourtant possible de donner une définition technique qui peut être la suivante
Cette définition se veut exprimer à travers la gestion une combinaison déléments pour obtenir le meilleur résultat possible par rapport à une activité donnée. Lorganisation de la gestion est en effet étroitement liée dune part à lactivité, et dautre part au type de patrimoine utilisé.
Le patrimoine immobilier est un produit très spécifique, évolutif, qui naît et vit dans des contextes changeants, qui de plus a une valeur liée à sa qualité intrinsèque, mais aussi à son environnement qui enfin disparaît.
Pour le gérer, il est nécessaire de mettre en oeuvre un ensemble complexe dactions quil est possible de regrouper en 4 grandes fonctions simples (qui peuvent transparaître à travers lorganigramme de de grandes sociétés possédant des patrimoines important, dans le cas de patrimoines immobilier peu importants certaines fonctions sont regroupées).
Cette fonction comprend :
Ø la localisation des implantations pour lactivité
Ø laugmentation ou la réduction des surfaces dactivité,
Ø les achats, ventes de terrains ou de bâtiments,
Ø les déplacements dactivités liés aux exigences commerciales ou dapprovisionnement,
Ø les suppressions éventuelles,
Ø loptimisation de loccupation dans le cas dun patrimoine mis en location,
Ø lorganisation de la gérance interne si nécessaire,
Ø linterface avec une gérance externe si tel est le cas.
En fonction des sociétés, cette activité peut incomber soit à celle la Direction Générale, soit à la Direction de la Stratégie, soit éventuellement à la Direction de lExploitation.
En matière immobilière, les aspects juridiques et fiscaux ont un poids considérable et se traduisent immanquablement par des conséquences financières.
Sont concernés par cette fonction :
Ø les investissements, emprunts, amortissements,
Ø la recherche de plus-values éventuelles, les placements,
Ø tout ce qui intéresse les valeurs du bien, valeur vénale, valeur à neuf, etc...
Ø le type doccupation avec ses conséquences fiscales (pierre au bilan ou hors bilan)
Ces aspects sont groupés sous la même responsabilité, celle dun Directeur financier spécialisé en immobilier, si limportance de lactivité le justifie, ou sous la tutelle du Directeur financier de lentité dans de nombreux cas.
La troisième fonction traite des « aspects techniques »
Cette fonction intéresse les points ci-après :
Ø maîtrise douvrage pour les projets neufs,
Ø maîtrise doeuvre pour les études et le suivi des chantiers de réalisation soit, pour les projets neufs, soit pour les réhabilitations.
Ø image du patrimoine, adaptation à lactivité,
Ø niveaux qualitatifs dentretien de fonctionnement, de confort,
Ø fiabilité, sécurité, sûreté,
Ø organisation et mise en oeuvre de la gestion technique,
Ces missions dans de nombreuses entreprises dont le patrimoine est très important relèvent de la responsabilité de la Direction de limmobilier et dans le cas de patrimoine peu important de la Direction des Services Généraux.
La quatrième fonction interesse les services
limmobilier contemporain utilise de plus en plus de services qui sont devenus nécessaires à son fonctionnement
Techniques : contôle daccès, gardienage
Logistiques : mobilier, courier,nettoyage, environnement,archives, fournitures de bureau, reprographie, achats.
Sociaux : restauration, voyages,
Commerciaux : acceuil, standard, gestiondes parkings visiteurs, commmunication,
Dans les très grandes entreprises ces services sont gérés par un responsable des Services Généraux et lorsque lentreprise est petite être ce responsable des services généraux assume également la gestion patrimoniale et la gestion du fonctionnement des sites
LES ASPECTS OPERATIONNELS
Les implantations et les allocations de surfaces
A une période où l'ensemble des coûts (et en particulier immobiliers) sont analysés en vue d'un resserrement, la productivité des locaux examinée comme celle de n'importe quel autre outil de travail est mise à l'honneur. Cet examen nouveau conduit à programmer des standards d'allocations de surfaces par personne et par service (avec des clefs de répartition spécifiques) et à revoir l'implantation des activités tertiaires de l'entreprise dans le but d'optimiser leur organisation géographique et de diminuer les surfaces de travail.
Il s'agit de la maitrise de tous les travaux réalisés à l'intérieur des locaux de l'entreprise ou à l'extérieur, pour son compte. Cette mission exige que les responsables des Services Immobiliers soient capables d'établir une programmation des travaux, disposent d'équipes de maîtrise d'oeuvre interne ou exteme et qu'ils soient rompus aux relations avec les entreprises de bâtiment et de travaux publics.
Ces métiers concement aussi bien les activités d'optimisation des espaces immobiliers et leur adaptation aux objectifs de l'entreprise que le maintien de la qualité technique et de la valeur patrimoniale des immobilisations. Les métiers de la maintenance concernent la totalité des corps d'état du bâtiment y compris les espaces verts.
Définition :
La gestion technique peut être définie de la manière suivante :
« organisation optimisée des éléments nécessaires au fonctionnement et à la maintenance dun patrimoine, dans le cadre dorientations définies ».
Bien que certaines approches incluent dans la gestion technique tout ce qui concerne la construction ou la réhabilitation, nous exclurons ici ces missions en considérant que la gestion sapplique à un patrimoine existant affecté à des activités, ou en attente de lêtre, ou éventuellement dêtre vendu.
Tout ce qui concerne lingénierie de conception et de réalisation, relève de la maîtrise douvrage et de la maîtrise doeuvre avec lesquelles la gestion peut avoir des relations étroites en ce qui concerne en particulier le coût global mais dont les missions seront exclues de notre présent propos.
Ce qui conduit à traiter :
· La définition des niveaux qualitatifs de maintenance du programme de confort et de performance.
· Lorganisation de gestion et opérationnelle.
· Les grosses réparations.
· La maintenance courante des équipements intérieurs et des équipements techniques.
· Lexploitation des équipements techniques.
· La fourniture des consommables.
· Les indicateurs ratios, informations économiques relatives à lentretien et au fonctionnement technique du patrimoine.
LES METIERS TECHNIQUES
La sécurité et le contrôle d'accès
Il s'agit de tous les métiers liés à la sécurité incendie (organisation, formation, entretien) et de ceux qui intéressent le contrôle d'accès des personnes et des biens et la gestion de leurs mouvements intemes.
La sureté et le gardiennaqe
Il s'agit des métiers qui touchent à la protection de l'entreprise contre la malveillance: le gardiennage actif, I'organisation de l'impemmeabilité sélective des sites, la lutte contre l'espionnage industriel et le vol sous toutes ses formes.
LES METIERS LOGISTIQUES
Le nettoyage et la propreté
La gestion de l'environnement
Le responsable des Services Immobiliers est confronté de plus en plus souvent aux exigences administratives dans ce domaine. Il doit gérer à la fois le problème de la collecte et de l'évacuation des déchets des activités tertiaires de l'entreprise, et de plus en plus souvent pallier au décalage existant entre la réglementation dynamique et les installations de traitement des rejets de production. Il est important qu'il suive de très près l'évolution de la législation dans ces domaines.
La gestion du courrier
Activité accessoire de l'entreprise dans tous les cas, elle revêt avec les nouvelles contraintes de communication et les exigences de la gestion une importance de plus en plus grande. Les activités de tri et d'expédition se mécanisant et s'automatisant, les activités de lecture de courrier et de distribution interne restent encore très manuelles.
La rapidité nécessaire de la transmission de l'information, le tri des documents caractère urgent comme les règlements, par exemple, justifient de la part du responsable des Services Immobiliers, la mise en place de procédures pointues d'organisation et un réel effort de motivation du personnel dans un service longtemps déconsidéré.
La Gestion du mobilier de l'entreprise
Chaque poste de travail dans l'entreprise génère du mobilier (y compris le mobilier social et médical). Les Services Immobiliers ont la charge de les acheter, de les entretenir et de les gérer. Cette charge qui s'étend à l'ensemble des équipements de l'entreprise donne une dimension comptable et financière aux Services Immobiliers par l'obligation qu'ils ont de gérer les temps d'amortissement de ces biens. Elle exige également une bonne connaissance de l'ergonomie.
On ajoutera à cette liste toute la gestion des salles audiovisuelles, salles de conférences, salles de réunions dont l'équipement est de plus en plus sophistiqué et justifie des techniciens très fommés.
La gestion des archives et la qestion documentaire
Tous les documents qui naissent ou qui arrivent dans l'entreprise font l'objet d'un traitement: lecture, analyse, réponses, conservation. Les infommations qu'ils contiennent sont mises à la disposition sélective des destinataires suivant des procédures d'archivage.
L'archivage vivant où les documents sont appelés à être souvent manipulés pendant une période de temps déterminé (les documents des affaires en cours, les biblicthèques, les centres de documentation et d'informations).
L'archivage mort concerne des informations à faible occurrence de manipulation et les documents dont la législation ou la réglementation exigent la conservation pendant une période donnee de temps (prescriptions).
Les responsables des Services Immobiliers ont toujours en charge l'archivage des infommations mortes, mais ils sont de plus en plus souvent requis pour organiser les translations d'un archivage à l'autre et quelquefois pour élaborer les procédures d'accès et de restitution.
Les fournitures de bureau
Casse‑tête traditionnel des contrôleurs de gestion, les foumitures de bureau sont achetées, stockées et mises à la disposition des services qui les réclament par les Services Immobiliers. La tâche du responsable est d'organiser les conditions d'accès à la livraison de ce matériel et d'en vérifier la consommation générale par des ratios simples avec des fourchettes larges.
La reproqraphie et les impressions
La gestion des achats, des locations, des contrats de maintenance et des approvisionnements de consommables leur incombent.
Un développement particulier doit être consacré à l'imprimerie qui, lorsqu'elle est intégrée à l'entreprise, est le plus souvent confiée au responsable des Services Immobiliers. Dans cette fonction, il n'a pas à se preoccuper des besoins de l'entreprise qui sont définis par les "services clients'', mais il a à assurer, dans les meilleures conditions possibles, la réalisation des imprimés demandés.
La gestion des achats
Il s'agit des achats liés aux activités des Services Immobiliers (contrats de prestations, contrats de fourritures, location ou achat de matériel, etc...). On considérera que le service achats "principal", le plus souvent rapporté à la production, n'est pas inclus dans cette analyse.
Au service achats sont liées toutes les activités connexes de réception des marchandises (modalités, procédures), de gestion des stocks (optimisation des coûts d'approvisionnement et d'immobilisation) et la gestion de la distribution à partir des méthodes préalablement élaborées. A cette gestion des achats est également associée la négociation des contrats d'assurances liée à l'activité des Services Immobiliers.
La gestion des télécommunications
il s'agit aussi bien de la gestion technique de l'autocommutateur que la gestion mobilière des terminaux, du pré‑câblage et de l'organisation du standard. Sur ces thèmes, le responsable des Services Immobiliers a en charge les achats, la maintenance, les travaux d'entretien et la fommation du personnel. On n'oubliera pas dans cette liste l'ensemble des télécommunications (fax, télex, transpac, etc.) en particulier pour les entreprises qui ont des activités 24H/24 (par exemple: les salles des marchés des grandes banques).
La mise à iour des annuaires
C'est une activité très proche de la précédente qui consiste à inventorier, répertorier et à diffuser l'inventaire des personnes de l'entreprise et des locaux qu'elle utilise avec le plus souvent une identification géographique, une identification téléphonique et une identification fonctionnelle. La mise à jour de ces annuaires exige la mise en place de procédures automatiques d'informations pour faciliter le travail du responsable des Services Immobiliers.
La messagerie interne et l'informatique correspondante
Les progrès de l'informatique et sa vulgarisation ont conduit les entreprises à organiser une communication électronique plus rapide et moins chère. Les responsables des Services Immobiliers en liaison avec les réscaux infommatiques sont en charge de l'installation et du fonctionnement d'un tel service.
LES METIERS A VOCATION SOCIALE ET LES PRESTATIONS INDIVIDUALISEES
La restauration
Les Services Immobiliers ont en charge tout ou partie de la restauration dans l'entreprise. Cette restauration est constituée de deux fonctions élémentaires:
La restauration collective destinée à l'ensemble du personnel mais qui est quelquefois gérée par les syndicats ou par la DRH quand les Services Immobiliers ne s'en occupe pas,
La restauration dite "de direction" qui concerne essentiellement les opérations de missions réceptions, de la Direction Générale à l'occasion de repas d'affaires ou de cocktails.
Les déménanements internes
A l'occasion des modifications de stnuctures dans l'entreprise, I'adresse géographique des membres du personnel est amenée à changer. Les opérations de déménagement du personnel, à l'intérieur de l'entreprise, sont prises en charge par les Services Immobiliers qui ont quelquefois également mission supplémentaire de gérer les transferts familiaux d'un site à un autre en cas de mutation interregionale ou interr 3tionale du personnel.
Le parc automobile
Les Services Immobiliers sont le plus souvent chargés de la gestion des vehicules de Direction (achats, entretien, assurances, renouvellement, etc...). Ils assurent aussi le suivi des véhicules de location inteme ou exteme à l'entreprise et se chargent quelquefois, dans le cadre de leurs activités de transport des véhicules utilitaires, quand ils existent.
A cette responsabilité est associée la gestion des garages d'entretien quand ils sont intégrés à l'entreprise et la gestion des stationnements dans les parkings internes.
L'assistance aux institutions sociales de l'entreprise
La gestion des locaux syndicaux (quand les organisations syndicales le souhaitent), la gestion et l'organisation des élections, I'implantation et la mise à jour des panneaux syndicaux sont également des activités qui sont prises en charge par les Services Immobiliers.
La gestion des voyages
Les déplacements professionnels effectués par le personnel sont gérés sinon supervisés par les Services Immobiliers qui s'occupent d'obtenir les titres de transport, les locations de véhicules, les réservations hôtelières, etc. Certains Services Immobiliers gèrent des agences de voyage pour le compte de l'entreprise avec le statut et les avantages correspondants; d'autres, au contraire, sous‑traitent à une ou plusieurs agences de voyage extérieures après appel d'offres. Pour le compte des institutions sociales, les Services Immobiliers peuvent être amenés à négocier également les opérations collectives de voyage d'agrément hors du cadre strictement professionnel.
LES METIERS COMMERCIAUX
Les Services Immobiliers ont une responsabilité commerciale importante dans l'entreprise. Ils gèrent les services (téléphone, accueil) qui sont souvent les premiers contacts du monde extérieur avec l'entreprise.
Le standard
Dans ce service qui renseigne et oriente les interlocuteurs de l'entreprise, les Services Immobiliers gèrent l'aspect technique (achats, entretien, mise à niveau de l'autocommutateur), ils gèrent également le recrutement, la formation des opérationnels et l'organisation du fonctionnement de cette activité avec des procédures précises.
L'accueil
Ce service à vocation également commerciale et de communication, est assuré par les hôtesses et les huissiers. Les procèdures de fonctionnement du service, le recrutement et la formation du personnel, I'organisation et les méthodes de travail sont, la plupart du temps, pris en charge par les Services Immobiliers de l'entreprise.
La qestion des parkings visiteurs
Le plus souvent rattachée aux hôtesses d'accueil, cette prestation est organisée et réglementée par les Services Immobiliers. Pour les entreprises implantées en zone rurale ou éloignées des centres‑villes, cette prestation est réalisee plus simplement à l'aide d'une signalétique d'accès efficace et sans intervention humaine.
La communication des Services Immobiliers
Elle a deux objectifs:
La communication inteme à destination des usagers captifs des Services Immobiliers: les autres services de l'entreprise. Elle doit être travaillée par des spécialistes pour soutenir l'image de la fonction logistique générale et valoriser les perfommances de ceux qui l'assurent par rapport à leurs homologues des sociétés extérieures et par rapport aux concurrents,
La communication exteme qui donne aux Services Immobiliers un rôle de participant à la constouction générale de l'image de marque de l'entreprise. Représentant l'entreprise dans tous leurs rapports avec l'extérieur, les Services Immobiliers doivent véhiculer une image de performance, de compétence, d'efficacité et de capacité d'adaptation aux mutations technologiques en cours.
Il est possible que cet inventaire ne soit pas exhaustif et que certaines autres missions d'appuis ou de soutien aux activités principales de l'entreprise aient été oubliées dans cette présentation.
Il est possible aussi que certains Services Immobiliers structures différemment n'aient pas en charge la totalité des missions qui sont décrites. Chacun y trouvera son lot de descriptions et d'organisation. Pourtant, on notera que la tendance de management est de constituer les fonctions de Services Immobiliers en force autonome et cohérente créant ainsi un savoir‑faire homogène des missions d'appuis et de soutien logistique de l'entreprise.